Produktentstehungsprozesse - Ganzheitlich betrachtet

Risiken minimieren durch neuen 360° Status der Lieferanten

Das aktive Management von Lieferanten ist ein entscheidender Baustein für erfolgreiche Unternehmen. Doch Lieferantenmanagement bedeutet heute nicht nur, dafür zu sorgen, dass entsprechend den Bedarfen die Teileversorgung gesichert ist. Lieferantenmanagement ist ein ganzheitlicher Prozess. Denn wer den 360°-Status eines Lieferanten sichert, senkt Risiken auf ein Minimum.

Grundsätzlich geht es im Lieferantenmanagement um die Zusammenarbeit mit dem Lieferanten. Das ist ein mehrstufiger Prozess – vom Erstkontakt, über Auditierung und Auswahl, bis hin zu Lieferantenbewertung und Lieferantenentwicklung. Idealerweise sind Lieferanten in die Wertschöpfung eingebunden. So können durch den Einsatz von Wertanalysen Kosten gesenkt werden.

Doch hier beginnt bei vielen Unternehmen das Problem: Es gibt keine konsistenten Daten. Jede Abteilung pflegt einen separaten Datenaustausch mit dem Lieferanten – der operative und strategische Einkauf, Forschung und Entwicklung, Controlling, Qualitätsabteilung. Vielfach haben die Abteilungen andere Ansprechpartner beim Lieferanten und diskutieren unterschiedliche Themenstellungen wie z.B. F & E Konzepte und technische Lösungen, das Qualitätsmanagement Fertigungsprozesse etc. Es entstehen Dateninseln, die bestenfalls lose verknüpft sind, schlimmstenfalls sogar nur in den Köpfen der einzelnen Fachkollegen existieren. Einsparpotentiale gehen verloren und Wissen nicht kommuniziert. Eine detaillierte Qualitätsanalyse des Lieferanten ist nicht möglich. Dramatischer noch: Risiken werden erst spät erkannt. 

Lieferantenmanagement
Aktives Lieferantenmanagement

Der Schlüssel zum Erfolg: konsistente Lieferantendaten
Der vollständige, konsistente 360°-Status eines Lieferanten ist der Schlüssel für ein modernes und effektives Lieferantenmanagement. Das setzt eine einheitliche Datenbasis voraus – von der Anlieferqualität über Finanzzahlen und Bewertungsergebnisse bis hin zu Voraussetzungen und Fähigkeiten des Lieferanten allgemein und der Einschätzung des Risikos bezüglich der Serien. Das bedeutet: Jede Information zu einem Lieferanten muss in einem System verknüpft und auswertbar gemacht werden, selbst wenn sie verschiedene Ursprungsquellen aus den Fachbereichen hat.

Effiziente Software entspricht den Anforderungen
Um diese Anforderungen einzulösen, gibt es mittlerweile leistungsstarke Software. Mit Hilfe der Software lassen sich historische und aktuelle Daten ganz einfach sammeln und auswerten. Alle Fachbereiche arbeiten in einem System zusammen und tragen ihre Informationen ein. Das Ergebnis aller Quellen wird dann als Gesamtergebnis übersichtlich dargestellt. Für das Unternehmen bedeutet das: die umfassende Transparenz aller Lieferanten. 

Risiken minimieren Schritt 1: ein Ziel-Bild erstellen
Ein erster Schritt zur Risikominimierung ist die Definition eines Ziel-Bildes. Es wird unter Berücksichtigung des gesamten Wissens zu einem Lieferanten entwickelt, um die hohe Qualität und Zuverlässigkeit von Erzeugnissen zu sichern. Es beinhaltet üblicherweise seine Fähigkeiten, einen Zielkorridor für die ppm-Rate der gelieferten Teile, Finanzzahlen, den Preis, die Zahlungsbedingungen, die Mengen- und Termintreue sowie die Innovationsfähigkeit des Lieferanten.

Dieses Ziel-Bild muss natürlich in den Zusammenhang mit der gewünschten Einstufung der Zusammenarbeit passen, ob es sich also zum Beispiel um einen strategischen Lieferanten, einen Hebellieferanten usw. handelt. Das Ziel-Bild kann dann immer wieder mit dem IST-Bild des Lieferanten abgeglichen werden – und dient so als Indikator für mögliche Risiken.

Risiken minimieren Schritt 2: die Einstufung
Eine Hauptaufgabe für den Einkauf ist es, die Lieferfähigkeit der Lieferanten sicherzustellen – und damit die Leistungsfähigkeit der eigenen Produktion. Das bedeutet aktives Risikomanagement. Haben über die Software alle Abteilungen Zugriff auf einen gemeinsamen Datenpool, lassen sich die Infos durch ein standardisiertes Verfahren für eine Risikoauswertung verdichten.

Zu einer zuverlässigen Risikoeinstufung gehören neben der Auswertung der Finanzzahlen auch die Qualitäts - bzw. Auditierungsergebnisse und die Einstufungen durch die Mitarbeiter, die mit dem Lieferanten arbeiten. Die Einstufung ist keine klassische Lieferantenbewertung, sondern eine Zusatzinformation. Sie erfolgt in verschiedene Risikoklassen. Das Ergebnis ist eine Risikoklassifizierung des Lieferanten, die eine mögliche Ausfallwahrscheinlichkeit angibt.

Risiken minimieren Schritt 3: die Maßnahmenverfolgung
Die Identifikation eines Risikos ist nur dann wirksam, wenn auch entsprechende Gegenmaßnahmen ergriffen werden. Es müssen also mögliche Gegenmaßnahmen erfasst und Handlungsverantwortliche zugewiesen sein. Wird ein mögliches Risikopotential identifiziert, kann der Verantwortliche entsprechende Maßnahmen einleiten, das Problem lösen und das Risiko eliminieren. Mit einer Software lassen sich Risiken früh visualisieren.

Risikomanagement
Risikoreport

Bonusnutzen: Mitarbeitermotivation
Erfahrungen zeigen, dass Risiken erst dann effektiv bekämpft werden können, wenn alle beteiligten Abteilungen und Mitarbeiter die Daten regelmäßig pflegen und Einstufungen vornehmen. Eine Software kann den Rhythmus einer Überwachung vorgeben, um die Konsistenz der Überwachung zu sichern. Wird der Lieferant schlecht bewertet, muss er öfter betrachtet werden.  

Ein weiterer Vorteil einer Softwarelösung ist, dass Mitarbeiter sich motiviert fühlen, ihr Wissen über die Lieferanten zu teilen und zu dokumentieren. Alle Infos sind jederzeit für alle verfügbar. Außerdem ist der Erfassungsaufwand gering und jeder Mitarbeiter bekommt direktes Feedback auf seine Aktivität.

Fazit: Die Vermeidung von Risiken rechnet sich
„Der Einsatz von Softwarelösungen für aktives Lieferantenmanagement hat sich schon jetzt in vielen Unternehmen gerechnet. Die Entwicklung der Software schreitet immer mehr voran, die Effizienz steigt beinahe täglich“ erklärt Michael Zipser, Geschäftsführer bei der Dennso. „Unternehmen, die ihre Risiken in der Zusammenarbeit mit Lieferanten deutlich senken wollen, sollten über die Anschaffung einer solchen Lösung nachdenken. Risiken werden bereits im Vorfeld vermieden, Lieferanten bekommen Zielvorgaben, die sie noch effizienter arbeiten lassen.“ Eine Softwarelösung ist das von Dennso entwickelte PVM Lieferantenmanagement.

Anett Lehmann

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